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Bei dem Export von Waren ins Ausland müssen die Ausfuhranmeldung und vielfältige Dokumente an das zuständige Zollamt weitergeleitet werden. Dies ist vor allem bei einem hohen Exportvolumen mit großem manuellem Aufwand verbunden. Um die Arbeitsschritte effizient und fehlerfrei zu gestalten, ist eine Automatisierung der Prozesse über ein Zollsystem bzw. Zollsoftware sinnvoll. In diesem Beitrag geht es um die Funktion, Vorteile des Einsatzes und Aspekte für die Implementierung einer Zollsoftware. 

Was beinhaltet eine Zollsoftware und welche Herausforderungen lassen sich damit umgehen? 

Unternehmen, die Produkte ins Ausland exportieren, sind dazu verpflichtet, ihre Ausfuhranmeldungen für die Waren in einem festgelegten Format an das elektronische Zollsystem ATLAS Ausfuhr zu übermitteln. Darüber hinaus müssen oft zusätzliche Dokumente für den Export erstellt werden. Ein großer Arbeitsaufwand mit viel Personalbedarf und eine hohe Fehlerquote bei der manuell ausgeführten Tätigkeit sind zentrale Probleme vieler Exportunternehmen. Die dabei entstehenden Fehler können den gesamten Zollprozess verzögern, was sich wiederum negativ auf die Lieferzeit für die Ware auswirkt.  

Vielfältige Anwendungsgebiete 

Der Einsatz einer funktionsfähigen Zollsoftware kann Unternehmen helfen, die genannten Herausforderungen zu minimieren. Die benötigten Ausfuhranmeldungen sowie weitere relevante Zolldokumente können mithilfe der Software schnell und sicher generiert werden. Dafür sind Vorlagen hinterlegt, die individuell angepasst werden können. Auch relevante Daten aus vorherigen Zollprozessen von ähnlichen Produkten können übernommen werden. Dank integrierter Plausibilitätsprüfungen können Fehler frühzeitig entdeckt und verhindert werden. Durch automatische Benachrichtigungen im Zollsystem und per E-Mail werden Mitarbeiter jederzeit über Änderungen im Zollprozess und mögliche Handlungsnotwendigkeiten informiert. Auch die mit den zuständigen Zollbehörden kann mit der Zollsoftware koordiniert werden. Die relevanten Daten und Dokumente können automatisch an die korrekte Zollbehörde weitergeleitet werden.  

Standardisiert und erweiterbar 

Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit der Einbindung der Zollsoftware in das interne ERP- oder Warenwirtschaftssystem des Unternehmens. Über standardisierte Datenaustauschformate lässt sich die Einbindung schnell und problemlos konfigurieren, wodurch Datenübertragungen vereinfacht und Schnittstellenschwierigkeiten reduziert werden. Egal, ob als Cloud- oder Inhouse-Lösung – Firmen können die Zollsoftware ganz auf die eigenen Bedürfnisse anpassen. Durch Auswahl verschiedener Module ist es zudem möglich, die Zollsoftware beispielsweise durch die Anbindung einer Speditionssoftware individuell zu erweitern. 

Für wen lohnt sich eine Zollsoftware und was sollte bei der Integration beachtet werden? 

Der Einsatz einer Zollsoftware ist allgemein für Firmen zu empfehlen, die überwiegend Produkte ins Ausland exportieren. Die deutsche Zollverwaltung bedient sich dem ATLAS-Verfahren, was die Abkürzung für automatisiertes Tarif- und lokales Zoll-Abwicklungssystem ist. Unternehmen, die regelmäßig ihre Ausfuhranmeldungen und sonstige Dokumente bezüglich der Exporte an das ATLAS-Zollsystem übermitteln müssen, sollten über die Integration einer Zollsoftware nachdenken. Insbesondere für Exporte in Nicht-EU-Länder lohnt sich die Organisation von Daten und Bescheiden auf elektronischem Weg. Mit einer funktionsfähigen Software können alle benötigten Dokumente digital erstellt und automatisiert an die zuständige Behörde weitergeleitet werden, was eine weitgehende ermöglicht.  

Integration in bestehende Systeme 

Bei der Integration der Zollsoftware in die interne Struktur der Firma, sind einige Aspekte zu beachten. Grundsätzlich ist es möglich, die erforderlichen Ausfuhranmeldungen und Dokumente der Produkte über die Online-Plattform des Zolls einzureichen, was jedoch viel manuelle Arbeit mit einem erheblichen Aufwand bedeutet. Auch die Nutzung einer von der Zollverwaltung zugelassenen Stand-alone-Zoll-Software kommt grundsätzlich infrage. Allerdings ist mit dieser Insellösung ein Datentransfer der internen Daten aus dem ERP-System oft mit Schwierigkeiten verbunden, sodass technische Anpassungen oder manuelle Arbeit nötig ist.  

Um die Vorteile einer Zollsoftware umfänglich nutzen zu können, sollte eine Softwarelösung innerhalb von SAP gefunden werden. Dies kann beispielsweise über eine Plug-in-Lösung realisiert werden. Folglich ist eine nahtlose Integration der Zollsoftware anzustreben, um diese problemlos in das ERP- oder Warenwirtschaftssystem des Unternehmens einzubinden. Im Rahmen dieser Integration des Zollsoftware-Plug-ins in SAP bleibt auch die Update-Möglichkeit vorhanden. Darüber hinaus ist diese Möglichkeit nicht nur auf die mit dem deutschen ATLAS-Zollverfahren begrenzt, sondern ermöglicht auch eine Verbindung zu weiteren Zollverfahren in unterschiedlichen Ländern. Dies ist bei Standorten der Firma im Ausland interessant. 

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